Normativa Antiriciclaggio

[Fabio Curioni]

Salve, non ho ben chiaro anche a fronte delle normative cambiate cosa effettivamente bisogna tenere come documentazione ....
Quello che non ho chiaro è:
1) sono obbligato a tenere la documentazione cartacea o posso fare la scansione dei documenti e tenerli sul pc.
2) oltre ai documenti di identità, privacy e il documento di verifica della clientela devo tenere anche altri documenti come le planimetrie, la visura catastale, il rogito di provenienza della casa che si è venduta, eventuali documenti di successione, l'eventuale compromesso e/o proposta registrata, gli assegni eventualmente incassati al preliminare e quelli circolari al rogito ... (non quelli della mediazione immagino). Spesso la mole di documenti è veramente imponente, quindi quali di questi documenti sono veramente obbligatori da tenere?
Grazie

 

[Utente Cancellato 72152]

1) Ci sono i virus, quindi ti consiglio di adottare anche una soluzione su cloud perché altrimenti in caso di virus informatico rischi di perdere tutti i dati; dovrai adottare anche una regolare politica di backup dei dati, oltre a proteggere i contenuti utilizzando password per l'apertura e la lettura, modalità bitlocker attivata, e così via;

2) Tutti i documenti che hai elencato li reputo importanti, purtroppo. Non mi sento di trascurare alcunché. Te ne può essere chiesta copia in qualsiasi momento, tienilo presente.

 

[Fabio Curioni]

grazie, comunque non è obbligatorio tenere i documenti cartacei ? posso tenerli archiviati in via informatica ? (chiaramente con backup .)

 

[Utente Cancellato 72152]

Assolutamente il supporto cartaceo lo devi conservare: il cartaceo è l'originale, non puoi buttarlo via per alcuna ragione.

Tra l'altro non so se c'è l'obbligo di tenere il cartaceo presso la sede legale dell'Agenzia Immobiliare, oppure se puoi remotizzare il cartaceo archiviando tutto in luogo di tuo comodo (ad esempio una tua cantina con armadi metallici): da verificare con gli altri Agenti Immobiliari per capire come procedono.

La copia digitale informatizzata con backup periodico è una tua comodità, dal tablet stando in giro puoi mostrare qualunque documento senza bisogno di telefonare al tuo ufficio.

 

[Utente Cancellato 72152]

Ho trovato una vecchia discussione del 2010 (9 anni fa) che pur essendo ormai datata e superata, all'inizio fornisce comunque validi spunti:

L'archivio dell'Agente Immobiliare: Cosa conservare e per quanto

Gentili colleghi, vorrei sapere cosa bisogna conservare delle pratiche e per quanti anni vanno tenute in archivio. grazie

www.immobilio.it

 

[Fabio Curioni]

il cartaceo però è solo fatto da fotocopie ... dei documenti identità, di una eventuale planimetria, di un rogito per la provenienza, o di un assegno ... quindi pensavo che bastasse avere la possibilità di stamparli, non trovo differenza fra la fotocopia di una carta di identità e la stampa del documento scansionato ...

 

[Utente Cancellato 72152]

il cartaceo però è solo fatto da fotocopie ... dei documenti identità, di una eventuale planimetria, di un rogito per la provenienza, o di un assegno ... quindi pensavo che bastasse avere la possibilità di stamparli, non trovo differenza fra la fotocopia di una carta di identità e la stampa del documento scansionato ...

Se consideri la fotocopia cartacea del documento d'identità un mero pezzaccio di carta senza valore, potresti avere ragione.

Nel momento in cui fai aggiungere a mano dal titolare "Si dichiara che le informazioni relative alla residenza che risulta dal documento esibito in fotocopia non hanno subito variazioni dalla data di rilascio. LUOGO, DATA E FIRMA", magari smette di essere un pezzaccio di carta in quanto c'è la firma autografa di un tizio che ha fatto una dichiarazione.

A maggior ragione i fogli firmati per le proposte di acquisto: le PERIZIE CALLIGRAFE puoi farle solo su carta ("carta canta!"), non certo su scansioni.

La pressione con cui ognuno di noi scrive su carta è differente, e non la rilevi dalle scansioni.

Quindi purtroppo anche la vecchia, buona carta, conserva la sua importanza, se ci sono sopra dichiarazioni sottoscritte.

 

[Utente Cancellato 72152]

L'unica curiosità che vorrei soddisfare è capire se gli agenti hanno l'obbligo di tenere il cartaceo presso la sede legale, oppure possono tenere copie digitali nell'ufficio aperto al pubblico, e conservare il cartaceo in luogo remoto e sicuro.