La gestione della privacy come agente/agenzia immobiliare

[episteme]

Buongiorno,
condivido una mia schematizzazione sul tema "l’agente immobiliare e la privacy".

L’agente immobiliare deve attenersi a quanto previsto dalla normativa sul trattamento dei dati personali: regolamento UE 679/2016 e decreto legislativo 101/2018.

Nella gestione della privacy dell’agente immobiliare è fondamentale partire dalla definizione dei soggetti:

INTERESSATO	TITOLARE	RESPONSABILE	AUTORIZZATO
La persona fisica a cui si riferiscono i dati personali. Può presentare reclamo al Garante (e GdF) e richiedere il risarcimento dei danni al Titolare.	La persona fisica, la persona giuridica, la P.A. e qualsiasi altro ente, associazione od organismo, che decide, anche unitamente ad altro titolare (contitolare), le finalità e le modalità del trattamento e i profili di sicurezza.	La persona fisica, la persona giuridica, la P.A. e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposto dal Titolare al trattamento di dati personali.	La persona fisica autorizzata a compiere le operazioni di trattamento dal Titolare o dal Responsabile.

Definiti i ruoli dovremo gestire i seguenti aspetti:

1. Responsabilizzazione

Il Titolare deve avere il controllo dei dati e attivarsi secondo i princìpi del GDPR, per possedere la governance dei dati:

• individuare quali dati personali sono trattati;
• definire i tipi di trattamento;
• curare la minimizzazione dei dati;
• gestire i tempi di conservazione;
• predisporre la documentazione privacy;
• gestire le misure di sicurezza organizzative e tecnologiche;
• verificare periodicamente l’efficacia di tali misure;
• redigere il REGISTRO DEI TRATTAMENTI come Titolare e/o Responsabile del trattamento.

1. Trasparenza informativa

Informare correttamente gli interessati, rispettando quanto previsto dagli art. 13 e 14 del GDPR, in tutti i casi di raccolta dati, come i contatti derivanti da:

• conoscenza diretta, tramite telefono-mail;
• annunci pubblicati;
• portali immobiliari;
• sito web dell’agenzia;
• social network;
• campagne di marketing.

1. Raccolta e gestione dei consensi privacy (vedi ad es. multa agenzia immobiliare)

Definire le basi giuridiche del trattamento e individuare i casi in cui è necessario il consenso.
Elaborare le procedure per la gestione dei consensi e l’esercizio dei diritti degli interessati.

Esempi in cui è necessario il consenso dell’interessato:

• la pubblicazione di un annuncio di vendita o locazione di un immobile su un portale immobiliare da parte di un’agenzia, nel caso in cui sia prevista anche la pubblicazione delle fotografie dello stesso;
• inviare email promozionali o di materiale pubblicitario;
• richiedere la planimetria catastale.

Citofonare, chiamare al telefono o contattare le persone senza un esplicito consenso espone chi lo fa a reclami e sanzioni.
Comprare o vendere recapiti senza un consenso specifico e dimostrabile non si può fare!

 

[brina82]

Buongiorno,
condivido una mia schematizzazione sul tema "l’agente immobiliare e la privacy".

L’agente immobiliare deve attenersi a quanto previsto dalla normativa sul trattamento dei dati personali: regolamento UE 679/2016 e decreto legislativo 101/2018.

Nella gestione della privacy dell’agente immobiliare è fondamentale partire dalla definizione dei soggetti:

INTERESSATO	TITOLARE	RESPONSABILE	AUTORIZZATO
La persona fisica a cui si riferiscono i dati personali. Può presentare reclamo al Garante (e GdF) e richiedere il risarcimento dei danni al Titolare.	La persona fisica, la persona giuridica, la P.A. e qualsiasi altro ente, associazione od organismo, che decide, anche unitamente ad altro titolare (contitolare), le finalità e le modalità del trattamento e i profili di sicurezza.	La persona fisica, la persona giuridica, la P.A. e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposto dal Titolare al trattamento di dati personali.	La persona fisica autorizzata a compiere le operazioni di trattamento dal Titolare o dal Responsabile.

Definiti i ruoli dovremo gestire i seguenti aspetti:

1. Responsabilizzazione

Il Titolare deve avere il controllo dei dati e attivarsi secondo i princìpi del GDPR, per possedere la governance dei dati:

• individuare quali dati personali sono trattati;
• definire i tipi di trattamento;
• curare la minimizzazione dei dati;
• gestire i tempi di conservazione;
• predisporre la documentazione privacy;
• gestire le misure di sicurezza organizzative e tecnologiche;
• verificare periodicamente l’efficacia di tali misure;
• redigere il REGISTRO DEI TRATTAMENTI come Titolare e/o Responsabile del trattamento.

1. Trasparenza informativa

Informare correttamente gli interessati, rispettando quanto previsto dagli art. 13 e 14 del GDPR, in tutti i casi di raccolta dati, come i contatti derivanti da:

• conoscenza diretta, tramite telefono-mail;
• annunci pubblicati;
• portali immobiliari;
• sito web dell’agenzia;
• social network;
• campagne di marketing.

1. Raccolta e gestione dei consensi privacy (vedi ad es. multa agenzia immobiliare)

Definire le basi giuridiche del trattamento e individuare i casi in cui è necessario il consenso.
Elaborare le procedure per la gestione dei consensi e l’esercizio dei diritti degli interessati.

Esempi in cui è necessario il consenso dell’interessato:

• la pubblicazione di un annuncio di vendita o locazione di un immobile su un portale immobiliare da parte di un’agenzia, nel caso in cui sia prevista anche la pubblicazione delle fotografie dello stesso;
• inviare email promozionali o di materiale pubblicitario;
• richiedere la planimetria catastale.

Citofonare, chiamare al telefono o contattare le persone senza un esplicito consenso espone chi lo fa a reclami e sanzioni.
Comprare o vendere recapiti senza un consenso specifico e dimostrabile non si può fare!

Tempo fa seguii un webinar sulla privacy; mi colpì il fatto del "tempo" di conservazione dei dati relativi ai clienti.

Io professionista, se ad esempio ho un incarico per redigere una successione, non è che posso tenere questi dati all'infinito nel mio archivio, ma in linea teorica avrei l'obbligo di distruggerli, dopo tot. tempo; questo anche perchè qualora mi rubassero il PC o un hard disk, diffonderei indirettamente dei dati senza il consenso del titolare.

 

[episteme]

Il tempo di conservazione dipende dalla base giuridica del trattamento, dagli obblighi di legge e i dati da conservare sono soggetti ad altre variabili (minimizzazione, pertinenza ecc.).
Tutto quanto deve essere descritto nell'informativa privacy fornita al cliente.

Purtroppo proprio qui, di norma, imprese e professionisti sono molto carenti.
Per sintetizzare: devi avere tutto quanto quello che ho citato nella "pillola" iniziale di questa discussione per avere facilmente la risposta alla tua domanda.
Adeguamenti base che ho svolto per agenti immobiliari, commercialisti e altri professionisti, per essere a norma privacy hanno una durata minima di 8 ore e comportano un certo lavoro attivo, successivamente alla prima fase; non per questo bisogna occuparsi solo di privacy, bisogna pensare soprattutto allo sviluppo del proprio business ma, almeno, avere una buona base eviterebbe problemi che possono presentarsi più facilmente di quanto si creda.

La risposta vale anche per il furto del pc o di un hard disk: sono tutte evenienze previste nella documentazione privacy di base.

Spero di aver chiarito il punto e di non aver creato maggiore confusione

 

[ingelman]

Spero di aver chiarito il punto e di non aver creato maggiore confusione

Assolutamente
Ma solitamente dopo un introduzione uno si aspetta la finalizzazione del Thread ,,,, sinceramente non l'ho capita

Se il senso è ribadire l'assurdita degli adempimenti concordo .... io pago una persona che perde ore per compilare moduli, caricare documenti etc etc con tutto che per tali adempimenti mi rivolgo ad una società esterna che non nomino per non fare pubblicità.

Se la risposta che volevi è che tutto ciò è assurdo condivido (mi costa denaro e tempo per sentirmi in regola)

Se dal tuo Thread ti aspetti delle risposte che ti diano un assist per illustrare quello che (suggerisci/proponi o promuovi) fallo ..... sinceramente non ho capito

 

[brina82]

In effetti potrebbe bastare già la deontologia professionale: i professionisti hanno il segreto professionale e già questo potrebbe bastare, unito ad un po' di sano ragionamento.

Quando qualcuno ti chiede il numero di un tuo cliente, gli dici che devi chiedere il permesso al tuo cliente prima di darglielo, o in alternativa gli dici che darai al tuo cliente il suo numero, dicendogli di chiamarlo.

Il rischio rimane il furto degli strumenti elettronici con dentro i dati sensibili.

 

[Miciogatto]

- Conosci un esperto di privacy?

- Sì

- Mi puoi dare il suo numero?

- No

- Perché?

- Per la privacy

 

[ingelman]

l rischio rimane il furto degli strumenti elettronici con dentro i dati sensibili.

Ti stai riferendo al tuo Commodore 64 ?
Scherzi a parte ...... comunque la metti sei sempre in difetto rispetto la normativa. I dati devono essere conservati in luogo sicuro se non addirittuta cifrati e pseudonomizzati.

 

[episteme]

non avevo intenzione di aprire una discussione, in risposta a un'altra discussione "Vendo indirizzi email aggiornati", ho dato le pillole sopra per diffondere qualche info corretta sul tema.

​

Assolutamente
Ma solitamente dopo un introduzione uno si aspetta la finalizzazione del Thread ,,,, sinceramente non l'ho capita

Se il senso è ribadire l'assurdita degli adempimenti concordo .... io pago una persona che perde ore per compilare moduli, caricare documenti etc etc con tutto che per tali adempimenti mi rivolgo ad una società esterna che non nomino per non fare pubblicità.

Se la risposta che volevi è che tutto ciò è assurdo condivido (mi costa denaro e tempo per sentirmi in regola)

Se dal tuo Thread ti aspetti delle risposte che ti diano un assist per illustrare quello che (suggerisci/proponi o promuovi) fallo ..... sinceramente non ho capito

ho risposto sopra... comunque non seguo più (come esperto privacy) agenzie immobiliari in quanto non ce la fanno proprio ad essere a norma

comunque, visto che siamo vicini, proverò a contattarti per una collaborazione sull'immobiliare, se sarà possibile

 

[ingelman]

o risposto sopra... comunque non seguo più (come esperto privacy) agenzie immobiliari in quanto non ce la fanno proprio ad essere a norma

Quindi l'unico saresti tu?

Gentile MASSIMO INGELMAN,

ti comunichiamo che tutti i soggetti inseriti nella Privacy ed il Questionario sono stati validati: ora la tua privacy è a norma!

Puoi scaricare i PDF con la modulistica dalla sezione LE TUE PRATICHE, PRIVACY GDPR, cliccando sulle apposite icone: stampali e falli firmare ai rispettivi soggetti che hai indicato.

Nella sezione RESPONSABILI ESTERNI trovi anche la Nomina Responsabile Esterno firmata da ......

Diciamo che io ci provo .........

comunque, visto che siamo vicini, proverò a contattarti per una collaborazione sull'immobiliare, se sarà possibile

Quando ricevo un invito per un antipasto non dico mai di no
(la storia dell'antipasto forse non la conosci) ma ha un suo perchè

Volentieri

 

[Michela_]

Per colpa vostra ho dovuto licenziare la donna delle pulizie! Nessuno può poter avere accesso al mio pc e archivio, al di fuori di me 😂. Cattivi!