Posta elettronica: Risposta automatica o no? E quale?

[giorgino]

Ciao a tutti.

Molti di noi, da quando esistono i portali immobiliari e la conseguente ricezione di migliaia di e-mail di informazioni (purtroppo molte false costruite ad arte dai gestori dei portali per farci credere che il loro sito è attivissimo), abbiamo adottato la pratica dell'automatic reply, ovvero quel sistema che ad ognuno che ci scrive una e-mail risponde automaticamente con un messaggio standard del tipo:

[center:1vknh5ea]Gentile cliente,
La ringraziamo di averci contattato.
Le invieremo al più presto Le informazioni richieste.
Cordiali saluti.[/center:1vknh5ea]

Lo scopo della risposta automatica dovrebbe essere quello di dare la sicurezza all'utente che dall'altra parte "c'è qualcuno" e che il messaggio è stato ricevuto e sarà evaso quanto prima.
Purtroppo spesso la risposta automatica prelude una "non risposta" con un altro tipo di messaggio del tipo:

[center:1vknh5ea]Gentile cliente, La ringraziamo di averci contattato.
Le invieremo al più presto Le informazioni richieste.
Nel frattempo può visitare i nostri annunci sul nostro sito http://www....
oppure contattarci telefonicamente allo 000/000.000
Cordiali saluti.[/center:1vknh5ea]

Poi ci sono alcuni che addirittura adorano il "formato raccomandata":

[center:1vknh5ea]Gentile cliente, con la presente dichiaro di aver ricevuto il Suo messaggio
e che appena possibile prenderò in carico la Sua richiesta
Cordiali saluti.[/center:1vknh5ea]

Insomma. E' davvero efficace la risposta automatica? E se si, come cosa e come comunicare ai nostri clienti che ci cercano via e-mail anzichè telefonarci?

Un paio di considerazioni che vorrei discutere con voi:

1. Se ci scrivono e non ci chiamano, probabilmente un messaggio di risposta dove gli diciamo di telefonarci non mi sembra furbissimo
2. Se ci scrivono e non ci telefonano probabilmente non sono davvero interessati all'immobile per cui chiedono informazioni, altrimenti solleverebbero la cornetta sapendo bene quanto langue la preparazione informatica in questo settore. Certo è che sono contatti preziosi che vanno "trattati" nel modo giusto e chissà che non ci scappi un interessamento più concreto.
3. Con che formula comunicare? Gli diamo del tu, del lei o del voi? Usiamo un linguaggio "parlato"? Noi siamo "noi" o siamo "io"?

A voi le considerazioni

 

[roberto.spalti]

Per quanto mi riguarda rispondo ad ogni mail in maniera personalizzata e Mai lo farò con una risposta automatica, se poi la mail è fasulla avrò sprecato 2 minuti, pazienza.
Io do sempre del Lei e spesso per me uso il noi (effettivamente siamo in due).

 

[giorgino]

Provo ad analizzare la tua risposta:

1. Meglio evitare messaggi generici (la risposta automatica non conosce il contenuto e il tono della richiesta)
2. Il "voi" secondo te è più rispettoso? O generico? O ancora "educato"?
3. Il "noi" fa più "corporate" giusto?

g

 

[Maurizio Zucchetti]

Ritengo che il rapporto personale sia alla base della nostra professione, che riguarda l'acquisto o la vendita di un bene primario come la casa.
Per questo, se appena appena ne ho l'occasione, cerco sempre il contatto diretto, telefonico, iniziandolo con il "LEI", che vuol dire rispetto ed educazione, che diventa quasi sempre un "TU"!
A mio avviso il cliente può permettersi di interagire con noi via mail (per semplicità o magari per diffidenza) ma noi, proprio perchè vorremmo diventare il suo punto di riferimento ed i suoi consulenti, dobbiamo evitare questo mezzo pratico ma freddo, cercando metodi più coinvolgenti!!
Visto poi che, come tutti sanno, lavoro da solissimo, uso sempre "io", sottintendendo con ciò che mi prendo tutta la responsabilità di quello che succederà.

 

[Roby]

IO alcuni appuntmaneti da mail riesco a fissarli, li giro automaticamente alla impiegata che in primis risponde alla mail e poi li contatta pure telefonicamente.
Rigorso il LEi, anche quando conosco direttamente i clienti, a volte mi chiedono di passar al TU io acconsento ma poi torno automaticamente al Lei è piu forte di me, forse perchè passando al Tu non sò si crea troppa confidenza che poi forse (non sempre) dà l'oppurtunità all'amico cliente di chiedermi uno sconto notevole

 

[casabella]

Molti di noi, da quando esistono i portali immobiliari e la conseguente ricezione di migliaia di e-mail di informazioni (purtroppo molte false costruite ad arte dai gestori dei portali per farci credere che il loro sito è attivissimo), abbiamo adottato la pratica dell'automatic reply, ovvero quel sistema che ad ognuno che ci scrive una e-mail risponde automaticamente con un messaggio standard del tipo:

Non ci posso credere che sono così poco "informatizzata", ogni volta mi stupisco da sola!!!
Mi sono sempre chiesta come facevano le altre agenzie a rispondere alle migliaia di mail generate da questi portali!
Ho sempre pensato che il 95% fossero "false"......... fin quì ci sono arrivata da sola anche perchè x le mail che mi interessano li ho sempre contattati telefonicamente e spesso ho avuto la riprova di quanto appena detto!

Grazie custode x le preziose informazioni!!!

Barbara

 

[Sandro 7942]

Ritengo che il rapporto personale sia alla base della nostra professione, che riguarda l'acquisto o la vendita di un bene primario come la casa.
Per questo, se appena appena ne ho l'occasione, cerco sempre il contatto diretto, telefonico, iniziandolo con il "LEI", che vuol dire rispetto ed educazione, che diventa quasi sempre un "TU"!
A mio avviso il cliente può permettersi di interagire con noi via mail (per semplicità o magari per diffidenza) ma noi, proprio perchè vorremmo diventare il suo punto di riferimento ed i suoi consulenti, dobbiamo evitare questo mezzo pratico ma freddo, cercando metodi più coinvolgenti!!

Quoto Maurizio, anche sulla parte dell' IO... Anche se siamo in due in ufficio rispondiamo sempre personalmente alle mail... E alle tavanate se ci scappano

 

[CalaTarida]

ciao a tutti! bella questa discussione, mi permette di rispolverare anche i miei studi sull'uso delle formule di cortesia nella lingua italiana (ahh, l'università... )

dunque, secondo me una mail personalizzata sarebbe veramente la cosa migliore; se fosse per me, preferirei sentirmi dare del "tu" però, visto che non si può mai sapere chi c'è dall'altra parte della rete, meglio usare una formula di cortesia come il "lei". Da evitare il "voi", forma ormai caduta in disuso

il "pluralia maiestatis", cioè il "noi" riferito a sé stessi, va benissimo, in quanto si tratta di un uso formale e - come dice giustamente giorgino - fa molto "corporate", quindi restituisce all'utente un'immagine di organizzazione e coesione tra colleghi

se, causa forze maggiori, si è poi costretti a ricorrere alle mail di risposta automatica, allora tra le formule presentate da giorgino penso che la migliore sia la prima:

Gentile cliente,
La ringraziamo di averci contattato.
Le invieremo al più presto Le informazioni richieste.
Cordiali saluti.

 

[La Capanna]

IO alcuni appuntmaneti da mail riesco a fissarli, li giro automaticamente alla impiegata che in primis risponde alla mail e poi li contatta pure telefonicamente.
Rigorso il LEi, anche quando conosco direttamente i clienti, a volte mi chiedono di passar al TU io acconsento ma poi torno automaticamente al Lei è piu forte di me, forse perchè passando al Tu non sò si crea troppa confidenza che poi forse (non sempre) dà l'oppurtunità all'amico cliente di chiedermi uno sconto notevole

Concordo pienamente con il tuo sistema anche perché, come giustamente dici, creando troppa confidenza con il cliente ecco che il più delle volte ne approfittano per chiedere notevoli sconti, a volte neanche lo chiedono ma lo applicano di loro iniziativa proprio a motivo del fatto che hai creato con loro una certa confidenza, inevitabile se ci si dà del tu!

L'esperienza mi ha insegnato che la confidenza che cercano di prendersi non è dovuto né alla simpatia che ci fanno credere di provare, né ad altro buon motivo, ma solo ed esclusivamente al tentativo di "sfruttarci" per avere dei benefici esclusivamente personali e materiali..: quando a beneficio di una coppia che mi trattava amichevolmente dandomi del tu e mi mostravano tanta simpatia, trattai il prezzo per l'acquisto di una villa da lire 1.100.000.000 a lire 860.000.000 sapete cosa fecero al momento di pagarmi la mediazione davanti al notaio, non al compromesso perché poverini dovevano chiedere il mutuo?.. mi diedero lire 5.000.000.Il notaio mi guardò imbarazzato. Oggi loro vivono di rendita a motivo di quella villa in cui hanno realizzato, oltre due appartamenti principali per la famiglia, anche appartamentini di varie dimensioni che affittano sia d'estate che d'inverno, mentre a me... non salutano neanche più!
Sono certa che se avessi applicato con loro la veste professionale ed avessi anche fatto firmare il foglio di visita con relativo impegno a pagare tutta la provvigione e così via,senza mettermi in imbarazzo a motivo della cordialità nata fra noi, avrebbero pagato tutto e magari oggi mi saluterebbero!

Certamente a volte è più forte di me, mi è successo l'altro giorno, sono entrata subito in confidenza con dei clienti, i quali ad oggi non hanno fatto neanche una telefonata per mettermi al corrente circa la loro intenzione relativamente lale ville che mostrai e che sembravano piacere una più dell'altra...spero che almeno mi facciano pubbicità!Anna

 

[Roby]

Concordo in pieno con te Anna, esperienza insegna poi a volte succede il contrario ma sono fatti estemporanei.

Da novembre seguivo dei clienti che ormai avevano visto una villetta a schiera con me per ben 7 volte.
La crisi e la preoccupazione di perdere il lavoro li ha fatti temporeggiare fino a Marzo.
Intanto ci si sentiva fino al punti di darci del tu oltre tutto abbiamo lo stesso nome Roby.
Morale, finalmente si decidono,fatti tutti gli sconti del caso sulla villa e sulla provvigione arriva il giorno del preliminare.
Mai successo, ma quel giorno il costruttore ha avuto una giornata stressatissima ed era come si dice in gergo davvero "storto".
Come ci siede la moglie lancia una battua al costruttore, si era dimenticata la vasca idromassaggio nel bagno principale, il costruttore risponde basta ormai i patti li abbiamo presi insomma in un nano secondo mi sfugge tutto di mano e in 5 minuti i clienti sono fuori dalla porta in****ati neri.
Corro da loro per convincerli ma nulla ormai hanno delle forti remore sul costruttore il quale dopo 2 gg chiama la signora e ovviamente porge le sue scuse.

La settimana successiva vengono a sottoscrivere il preliminare e spiegano a lettere cubitali che firmano perchè io ho garantito ( sulla parola ovvio) per il costruttore che conosco da 12 anni.

L' altra notte, poi chiudo non vi stresso piu ho sognato di volare (mi capita spesso) però stavoltao c' era uno che volava piu alto di me e sapete chi era? il cliente il bello e che ieri ci siam sentiti per delle modifiche per la casa e gli ho raccontato il sogno ahahahahahahahhaha non vi dico le risate.
Sono casi estemporanei davvero lo sapete benissimo pure voi ma alleluja ogni tanto succedono e danno soddisfazione.