Come sei messo con la parte contrattuale, che è quella che può rendere una vendita semplice, o disastrosa ?
Per quanto riguarda la tua domanda, gli archivi servono quando si ha qualcosa da archiviare, quindi all'inizio non hai bisogno di granché...
Io però preferivo ( ho smesso dal 2012, e non ho mai usato gestionali), una bella cartellina per ogni immobile, che si ingrandiva via via che si passava alla fase successiva; prima l'incarico e i documenti dell'immobile, poi la lista appuntamenti, per finire la proposta, l'eventuale contratto preliminare, e poi la bozza del rogito.